Trong bài viết trước chúng ta đã tìm hiểu về cấu trúc của một báo cáo. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng elight tìm hiểu về những mẹo để viết một báo cáo tiếng Anh hoàn hảo nhé!
Khoá học trực tuyến ELIGHT ONLINE được xây dựng dựa trên lộ trình dành cho người mất gốc. Bạn có thể học mọi lúc mọi nơi hơn 200 bài học, cung cấp kiến thức toàn diện, dễ dàng tiếp thu với phương pháp Gamification.
Khoá học trực tuyến dành cho:
☀ Các bạn mất gốc Tiếng Anh hoặc mới bắt đầu học Tiếng Anh nhưng chưa có lộ trình phù hợp.
☀ Các bạn có quỹ thời gian eo hẹp nhưng vẫn mong muốn giỏi Tiếng Anh.
☀ Các bạn muốn tiết kiệm chi phí học Tiếng Anh nhưng vẫn đạt hiệu quả cao
3 – 10 mẹo viết báo cáo tiếng Anh hoàn hảo
Những mẹo dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo nội dung của bản báo cáo. Các mẹo được chia ra thành 2 mục: mẹo viết và mẹo ngôn ngữ.
3.1 – Mẹo viết
Mẹo số 1: Viết tổng quan, tóm tắt và mục lục của bạn cuối cùng
Dù những phần xuất hiện đầu tiên nhưng bạn lại nên viết chúng cuối cùng. Sau khi có nội dung đầy đủ thì phần tóm tắt được viết dễ hơn và đầy đủ nội dung hơn. Các tiêu đề và số trang đã được xác định giúp bạn không phải sửa đi sửa lại phần mục lục.
Mẹo số 2: Tập trung vào mục tiêu
Đảm bảo rằng bạn hiểu mục đích báo cáo của mình và người sẽ đọc báo cáo đó. Nếu bạn đang viết một báo cáo khoa học, hãy đọc kỹ phần tóm tắt và tài liệu tham khảo. Đảm bảo mọi thứ bạn đưa vào đều có liên quan đến nội dung báo cáo.
Nếu bạn đang viết một báo cáo kinh doanh, hãy viết phần tổng quan trước. Điều này giúp bạn quyết định những gì có liên quan và quan trọng đối với người đọc. Bạn có thể sử dụng những mục tiêu để làm tiêu đề cho báo cáo hoặc đưa nó vào phần giới thiệu.
Ví dụ:
- “To identify new market segments and analyse the competition” – Để xác định các phân khúc thị trường mới và phân tích sự cạnh tranh
- To evaluate current HR policies and present new recruitment methods – Để đánh giá các chính sách nhân sự hiện tại và đưa ra các phương pháp tuyển dụng mới
- To examine our R&D strategy and suggest new product development ideas – Để xem xét chiến lược R&D của chúng tôi và đề xuất các ý tưởng phát triển sản phẩm mới
Mẹo số 3: Lập kế hoạch trước khi viết
Tìm kiếm và thu thập tất cả các thông tin có liên quan. Bạn có thể phải trang bị các kiến thức cơ bản, các thí nghiệm hoặc phỏng vấn để có thông tin.
Quyết định cấu trúc cho bài báo cáo của bạn. Bạn muốn trình bày các thông tin như thế nào? Làm sao để chia các thông tin đó thành các tiêu đề và tiêu đề phụ phù hợp?
Để có được cấu trúc phù hợp, bạn nên viết tất cả các luận điểm ra giấy. Sau đó chọn lọc và gộp các ý tưởng theo nhóm để có được các phần và tiêu đề. Bạn cũng có thể bắt đầu bằng “Bản đồ tư duy”. Chọn chủ đề gốc bạn muốn viết, sau đó viết và nối các ý tưởng bạn nghĩ ra xung quanh chủ đề này. Việc này giúp bạn biết các thông tin đưa ra có mức độ liên quan đến đâu với chủ đề gốc và bạn có thể nhóm chúng lại ở đâu.
Hãy đảm bảo bạn lưu lại toàn bộ tài liệu tham khảo của mình để viết phần tham khảo sau đó. Khi lập kế hoạch cấu trúc cho báo cáo, hãy liên kết nó với mục tiêu ban đầu. Bạn có thể đưa ra kết luận và khuyến nghị nào? Có chuyện gì bất thường mà bạn có thể cần giải thích không?
∠ ĐỌC THÊM: 10 câu không nên sử dụng trong môi trường công sở
Mẹo số 4: Tạo một bố cục rõ ràng
Điều này quyết định tính dễ đọc của báo cáo. Báo cáo dễ đọc sẽ khiến người đọc thoải mái hơn khi đọc nó. Bạn có thể làm việc này theo một số cách dưới đây
- Sử dụng các tiêu đề và tiêu đề phụ để chia nhỏ văn bản. Hãy nhớ đánh số một cách nhất quán cho các mục
- Thống nhất về khoảng cách dòng, căn lề. Điều này giúp văn bản trông bớt dày đặc và dễ nhìn hơn.
Một đoạn văn có cấu trúc tốt tốt nhất không nên dài quá 5 câu. Câu đầu tiên là câu chủ đề – ý chính của đoạn văn. Câu thứ hai đến thứ tư là mở rộng, đưa ra thông tin hoặc bình luận bổ sung cho câu một. Câu cuối cùng là kết thúc luận điểm đó hoặc dẫn sang đoạn tiếp theo.
Mẹo số 5: Chỉnh sửa và đọc lại dẫn chứng
Bạn nên trả lời những câu hỏi này trước khi nộp báo cáo của bạn
- Có mắc lỗi ngữ pháp, ngắn gọn và dễ đọc không?
- Các đoạn văn có logic với nhau không?
- Các luận điểm đưa ra có được giải thích với bằng chứng hay số liệu không?
- Kết luận và khuyến nghị có thuyết phục được người nghe không?
- Các nguồn tham khảo có tin cậy và chính xác không?
- Và cuối cùng, bạn đã giữ được mục tiêu của báo cáo chưa?
∠ ĐỌC THÊM: Mẹo viết báo tiếng Anh hoàn hảo (phần 1)
3.2 – Mẹo ngôn ngữ
Làm sao để giữ cho báo cáo rõ ràng và ngắn gọn? Dưới đây là một số mẹo cho bạn
Mẹo số 6: Giữ câu ngắn gọn và đơn giản
Mỗi câu chỉ bao gồm 1 ý chính, các thông tin phụ trong các câu sau, được kết nối với nhau bằng các từ nối. Tránh viết những câu dài có nhiều mệnh đề phụ sẽ làm câu văn khó theo dõi. Một câu lý tưởng chỉ nên dài từ 15-20 từ.
Mẹo số 7: Sử dụng các từ liên kết
Tạo sự liên kết giữa các đoạn văn bằng các câu bằng cách dùng “First”,”Second”, “Next” “Then” và “Last”,….
Nếu các nội dung bổ sung với nhau, như giữa các câu, chúng ta có thể dùng “Therefore”, “However”,”For this reason”,…
∠ ĐỌC THÊM: Các liên từ và từ nối trong tiếng Anh
Mẹo số 8: Sử dụng ngôn ngữ thông dụng
Giải thích các ngôn ngữ kỹ thuật, các thuật ngữ (nếu người đọc không chuyên về ngành này). Các phần giải thích được viết thành 1 bảng thuật ngữ giúp người đọc dễ theo dõi.
Mẹo số 9: Tránh các hình thức bị động
Các báo cáo khoa học và kỹ thuật thường viết dưới dạng bị động thay vì sử dụng các đại từ như “I”, “We” và “You”. Nhưng đối với báo cáo tiếng Anh kinh doanh thì bạn có thể viết đơn giản và trực tiếp hơn.
Với báo cáo kinh doanh, để có cái nhìn khách quan hơn, bạn có thể sử dụng “ngôi thứ 3”
Ví dụ: Để diễn đạt câu “This report outlines the advantages and disadvantages of company pension schemes” (Báo cáo này nêu ra những ưu điểm và nhược điểm của các chương trình lương hưu của công ty) chúng ta có thể sử dụng các “ngôi thứ 3” khác như
- analyze: This section analyzes the differences between the two markets
- describe: This report describes the procedures commonly used in assessing insurance claims
- discuss: This report discusses the implications of the new building regulations
- examine: This report examines the impact of natural disasters on our production facilities
- explain: This section explains the decisions to suspend investment in Vietnam
- identify: This report identifies the advantages and disadvantages of relocating our head office
- illustrate: This report illustrates the main difficulties in opening new branches in Asia
- review: This report reviews our franchising operations.
- summarize: This report summarizes the main points raised at the Shareholders Meeting
Mẹo số 10: Chú ý đến dấu câu
Dấu câu giúp người đọc di chuyển dễ dàng hơn giữa các câu. Sử dụng đúng dấu câu cũng tạo nên hiệu quả như khi dùng đúng từ nối vậy. Hãy chú ý đến điều này khi bạn đọc kiểm tra lại báo cáo tiếng Anh của bạn nhé!
Sách Tiếng Anh Cơ Bản là bộ học liệu độc quyền do Elight xây dựng, cung cấp đầy đủ kiến thức nền tảng tiếng Anh bao gồm Phát Âm, Từ Vựng, Ngữ Pháp và lộ trình ôn luyện bài bản 4 kỹ năng Nghe, Nói, Đọc Viết.
Bộ sách này dành cho:
☀ Học viên cần học vững chắc nền tảng tiếng Anh, phù hợp với mọi lứa tuổi.
☀ Học sinh, sinh viên cần tài liệu, lộ trình tỉ mỉ để ôn thi cuối kỳ, các kì thi quốc gia, TOEIC, B1…
☀ Học viên cần khắc phục điểm yếu về nghe nói, từ vựng, phản xạ giao tiếp Tiếng Anh.
Trên đây là 10 mẹo giúp bạn có được một bản báo tiếng Anh hoàn hảo. Bạn nghĩ bài viết này hữu ích chứ? Hãy để lại ý kiến bên dưới cho elight biết nhé! Chúc bạn một ngày tuyệt vời!