Trong cuộc sống, đôi khi bạn sẽ bắt gặp những tình huống khiến bạn cảm thấy không hài lòng và bạn muốn viết thư phàn nàn để thể hiện rõ thái độ, quan điểm. Vậy trong trường hợp nếu đối tác, cấp trên, hoặc những bên chịu trách nhiệm là người nước ngoài thì bạn phải viết như thế nào cho thật đầy đủ và hiệu quả nhất? Trong bài viết này, Elight sẽ giúp các bạn giải quyết những băn khoăn và rắc rối đó khi viết thư phàn nàn tiếng Anh
1 – Cấu trúc thư phàn nàn tiếng Anh
1.1 – Phần mở đầu (Opening)
Để bắt đầu bức thư bạn nên viết rõ bức thư được gửi tới cho ai bằng những mẫu câu như:
Dear Name/ Mr. /Mrs. (có thể viết rõ tên) hoặc dùng Sir/ Madam/ Department (nếu bạn không có thông tin cụ thể)
Khi viết thư phàn nàn tiếng Anh bạn nên nói trực tiếp vào vấn đề cần giải quyết với những mẫu câu như: We would like to inform you…/I am writing to complain about… Ngôn ngữ được sử dụng trong thư cần khách quan hoặc bị động để thể hiện rõ vấn đề (Ví dụ: This is the second time this mistake has occurred and we are dissatisfied with the service you offer.)
Trong một bức thư phàn nàn tiếng Anh bạn cũng cần nêu thông tin chi tiết liên quan đến vấn đề xảy ra: On (date – ngày), I purchased (item – sản phẩm nào đó) at store (address – địa chỉ) để người đọc thư có thể nắm rõ được các thông tin cần thiết.
Khi viết thư phàn nàn bạn đừng bắt đầu với những mẫu câu mang tính e dè, trì hoãn: We regret to inform you… hay những lời than phiền dài dòng. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên viết những câu mang tính cá nhân hay thô lỗ: You made an error.
Khoá học trực tuyến ELIGHT ONLINE được xây dựng dựa trên lộ trình dành cho người mất gốc. Bạn có thể học mọi lúc mọi nơi hơn 200 bài học, cung cấp kiến thức toàn diện, dễ dàng tiếp thu với phương pháp Gamification.
Khoá học trực tuyến dành cho:
☀ Các bạn mất gốc Tiếng Anh hoặc mới bắt đầu học Tiếng Anh nhưng chưa có lộ trình phù hợp.
☀ Các bạn có quỹ thời gian eo hẹp nhưng vẫn mong muốn giỏi Tiếng Anh.
☀ Các bạn muốn tiết kiệm chi phí học Tiếng Anh nhưng vẫn đạt hiệu quả cao
1.2 – Phần thân bài (Body) của thư phàn nàn tiếng Anh
Khi bạn đã đưa ra những thông tin khái quát để người đọc có thể hiểu được hoàn cảnh, tình huống diễn ra thì trong phần này bạn cần trình bày rõ vấn đề, chỉ ra những vấn đề bạn gặp phải dẫn đến việc bạn phải viết thư phàn nàn.
Bạn có thể nêu ra lịch sử của vấn đề nếu vấn đề đó đã xảy ra nhiều lần: I think the reason is that … / Could you tell your (department) to check/ to take special care about/ when … ?/I would appreciate your looking into this.
Sau khi đã đưa ra những thông tin đó thì bạn có thể đề xuất những giải pháp mà bạn nghĩ tới hoặc những giải pháp hữu ích với bạn cho công ty mà bạn than phiền để họ xem xét: I think the best solution would be…/It should put the matter right if…/Rather than send a credit card note, you could send…/I’d be grateful if you could send a replacement and refund to my account and address.
∠ ĐỌC THÊM Cấu trúc tiếng Anh giao tiếp hàng ngày cần thiết cho công việc
2.3 – Phần kết bài khi viết thư phàn nàn tiếng Anh
Trong phần cuối của bức thư bạn cũng không nên viết những câu mang tính cá nhân hay thô lỗ quá. Bạn nên dùng giọng điệu khách quan hoặc chủ động để thể hiện vấn đề của mình: Please ensure this sort of problem does not arise again./This mistake must be corrected as soon as possible.
Sau khi đã đưa ra những quan điểm, giải pháp thì cuối thư bạn cần để lại thông tin liên hệ, địa chỉ của bạn để công ty, đối tác của bạn có thể phản hồi: Please call me at (phone number) or send me email via (email address) to let me know how you would like to deal with this./You can contact me on (phone number) to discuss this matter further.
Cuối thư bạn đừng quên viết đầy đủ họ tên và chữ ký nữa nhé.
2 – Mẫu thư phàn nàn tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo
Mẫu thư số 1:
“Dear Sir / Madam,
I went to Big Star cinema which belongs to your company last Saturday, and I must say that it was the worst experience at a cinema I have ever had. I came there to watch the film Avengers at 7 pm, but I had to leave early when the film did not finish due to some unwanted events. First of all, I had purchased a pair of tickets online and paid via my credit card; however, when I came to check in, the staff said that he did not receive any confirmation of my tickets and I had to buy new ones. I really wanted to watch it so I agreed with him even though I was a little bit confused and upset. I also bought a large box of popcorn and two cups of soft drink, but the service staff only gave me a medium sized box after he had charged me enough money for the large one. I did not have a chance to complain because there were too many people on the line, and he also did not mind listening to me. When I finally found my seat inside the theater, I had to clean it up myself because it seemed that the janitor did not clean the area after the last movie. I was sitting there wondering why did I even need to spend a whole lot of money to get the anger and unsatisfactory. My friend was upset, too; but we tried to watch the movie because we had already suffered till that moment. However, some of the kids started to scream and cry out loud but none of the staff seemed to care about that. That was the last straw for us, and we decided to leave immediately even though it was just 15 minutes into the movie. I hope that you can take my complaint seriously and have a plan to improve your service. I will still come back for the next movie and expect a change.
Thank you for your time.
Sincerely,
Nha.”
∠ ĐỌC THÊM 5 loại văn bản tiếng Anh Thương mại quan trọng bạn nên biết
Dịch tiếng Việt
“Gửi Ông / Bà,
Tôi đã đến rạp phim Big Star trực thuộc công ty của quý ngài vào thứ Bảy vừa rồi, và tôi phải nói rằng đó chính là trải nghiệm tồi tệ nhất mà tôi từng có tại một rạp phim. Tôi đến đó để xem bộ phim Avengers lúc 7 giờ tối, nhưng tôi phải bỏ về sớm khi bộ phim chưa kết thúc bởi vì một số chuyện không mong muốn. Đầu tiên, tôi đã mua một cặp vé trực tuyến và thanh toán bằng thẻ tín dụng của mình; tuy nhiên, khi tôi đến để nhận vé, nhân viên lại nói rằng không nhận được bất kì xác nhận nào về vé của tôi và tôi phải mua vé mới, Tôi rất muốn xem bộ phim đó cho nên tôi đã đồng ý với cậu ấy mặc dù tôi có hơi bối rối và thất vọng. Tôi cũng mua một hộp bắp rang bơ cỡ lớn và hai cốc nước có gas, nhưng nhân viên phục vụ chỉ đưa cho tôi hộp bắp cỡ vừa sau khi đã lấy đủ tiền cho hộp lớn. Tôi không có cơ hội để phàn nàn với cậu ấy bởi vì có rất nhiều người đang đứng xếp hàng và cậu ta cũng chẳng có vẻ gì là muốn nghe tôi nói. Khi tôi cuối cùng cũng tìm được chỗ bên trong rạp, tôi phải tự dọn dẹp chỗ ngồi vì nhân viên quét dọn có vẻ không dọn sạch sẽ khu vực này sau đợt chiếu phim vừa nãy. Tôi ngồi đó và tự hỏi tại sao tôi phải bỏ ra hàng đống tiền để chuốc lấy sự tức giận và không hài lòng. Bạn tôi cũng không được vui, nhưng chúng tôi cố gắng xem phim vì dù sao cũng đã chịu đựng được đến tận lúc đấy rồi. Tuy nhiên, một vài đứa trẻ bắt đầu la hét và khóc ầm ĩ nhưng không có nhân viên nào để tâm đến. Đó thật sự là giới hạn cuối cùng với chúng tôi, và chúng tôi quyết định rời đi ngay mặc dù phim chỉ mới chiếu được 15 phút. Tôi hy vọng quý ngài sẽ cân nhắc lời phàn nàn của tôi và có kế hoạch cải thiện dịch vụ. Tôi vẫn sẽ quay lại để xem bộ phim tiếp theo và trông đợi một sự thay đổi.
Xin cảm ơn vì đã dành thời gian đọc thư.
Chân thành,
Nhã.”
∠ ĐỌC THÊM Cách viết CV tiếng Anh gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
Mẫu thư phàn nàn số 2
“Dear Sir / Madam,
I sincerely write this letter in order to give my opinion about your restaurant’s service, and I hope you can have an improvement from now on. Last Tuesday I went to your Red Olive restaurant with my friends, and we experienced some unwanted things. The service staff seemed to be tired or something that they did not greet us, and I thought that they did not want more customers to come in. After we made an order of some dishes, I noticed that the menu had an interesting combo, so I immediately called that staff to change to that one. It was just 2 minutes since we ordered the first one, but he said that the kitchen had already made them and we could not cancel. We were a little bit surprised by how fast your cooks were, but we all agreed to keep those dishes. However, it had been 15 minutes and we did not see any of our food, so we called him and asked where were the foods that your kitchen had already cooked were in just two minutes after we ordered, and he said he would check it out. He would not come back in another 15 minutes; we called other staff to ask about the situation. He said that some of the foods we had ordered were out of stock, and we needed to choose other dishes. We were all angry with their attitude and the way they behaved to their customers, so we asked to see the manager or the owner of the restaurant. One man showed up and said that the owner was not present at the moment, and after that all he could say was just sorry. I asked to see the staff who first took our order, but that man said that his shift was over and he had left the restaurant. I could not believe a big brand like yours having trouble in training the staff, and we all left without waiting any longer. I hope my letter will acknowledge you about your staff, so there will not be any customer who has to suffer like us.
Thank you for your consideration.
Sincerely,
Hoa.”
∠ ĐỌC THÊM Các cấu trúc tiếng Anh giao tiếp hàng ngày cần thiết cho công việc
Dịch tiếng Việt
“Gửi Ông / Bà,
Tôi xin chân thành viết lá thư này để góp ý về dịch vụ nhà hàng của quý ngài, và tôi hy vọng từ giờ quý ngài sẽ có thể có sự cải thiện. Thứ Ba vừa rồi tôi đã đến nhà hàng Oliu Đỏ của quý ngài cùng với một vài người bạn của tôi, và chúng tôi đã gặp phải một số việc không mong muốn. Nhân viên phục vụ trông có vẻ rất mệt mỏi hay vì vấn đề gì đó mà họ đã không chào đón chúng tôi, và tôi nghĩ rằng họ cũng không muốn có thêm khách vào nhà hàng. Sau khi chúng tôi đã gọi được một vài món, tôi để ý thấy thực đơn có một phần ăn khá thú vị, vậy nên tôi lập tức gọi người phục vụ ấy lại để đổi qua món đó. Chúng tôi chỉ mới gọi món ăn đầu được khoảng 2 phút thôi, nhưng cậu ấy nói nhà bếp đã hoàn thành xong món ăn rồi và chúng tôi không thể huỷ được. Chúng tôi hơi ngạc nhiên về tốc độ của đầu bếp nhà hàng, nhưng chúng tôi đều đồng ý giữ nguyên những món đó. Tuy nhiên, đã 15 phút trôi qua nhưng chúng tôi không thấy món ăn của mình, nên tôi gọi cậu ta để hỏi về món ăn mà nhà bếp đã nấu xong chỉ trong vòng 2 phút sau khi được gọi, và cậu ta nói sẽ đi kiểm tra lại. Cậu ta đã không trở ra trong khoảng 15 phút nữa, nên chúng tôi phải gọi nhân viên khác để hỏi về tình hình. Cậu ta nói một vài món ăn chúng tôi gọi hiện đã ngưng phục vụ, và chúng tôi phải chọn những món khác. Chúng tôi đều rất tức giận bởi thái độ của họ và cách họ cư xử với khách hàng, vậy nên chúng tôi yêu cầu được gặp quản lý hoặc chủ nhà hàng. Có một người xuất hiện và nói rằng chủ nhà hàng hiện tại không có mặt, và sau đó những gì anh ta có thể nói chỉ là xin lỗi. Tôi yêu cầu được gặp người phục vụ lúc đầu, nhưng anh ta nói cậu ấy đã hết ca làm và rời khỏi nhà hàng rồi. Tôi không thể tin được một tên tuổi lớn như quý ngài lại gặp rắc rối trong việc đào tạo nhân viên, và chúng tôi ngay lập tức rời khỏi đó. Tôi hy vọng lá thư của tôi sẽ cho quý ngài biết được về nhân viên của mình, để không vị khách nào phải chịu đựng như chúng tôi nữa.
Cảm ơn về sự quan tâm của quý ngài.
Chân thành,
Hoa.”
Sách Tiếng Anh Cơ Bản là bộ học liệu độc quyền do Elight xây dựng, cung cấp đầy đủ kiến thức nền tảng tiếng Anh bao gồm Phát Âm, Từ Vựng, Ngữ Pháp và lộ trình ôn luyện bài bản 4 kỹ năng Nghe, Nói, Đọc Viết.
Bộ sách này dành cho:
☀ Học viên cần học vững chắc nền tảng tiếng Anh, phù hợp với mọi lứa tuổi.
☀ Học sinh, sinh viên cần tài liệu, lộ trình tỉ mỉ để ôn thi cuối kỳ, các kì thi quốc gia, TOEIC, B1…
☀ Học viên cần khắc phục điểm yếu về nghe nói, từ vựng, phản xạ giao tiếp Tiếng Anh.
Trong bài viết trên Elight đã giới thiệu đến các bạn cấu trúc viết thư phàn nàn tiếng Anh và một số những bài mẫu viết thư phàn nàn để các bạn tham khảo. Qua bài viết này các bạn đã biết cách viết một bức thư phàn nàn tiếng Anh rồi đúng không?